Pengelolaan adalah penyebaran berbagai sumber daya yang ada di organisasi organisasi untuk mencapai tujuan strategis
-PENGELOLAAN STRUKTUR VERTIKAL-
Struktur organisasi didefinisikan sebagai:
1. Sekumpulan tugas formal yang dimandatkan kepada individu dan depatermen
2. Hubungan pelaporan formal, termasuk garis wewenang, tanggung jawab keputusan, jumlah tingkat hierarki, dan rentang pengawasan manajer
3. Desain sistem untuk menjamin koordinasi yang efektif dari karyawan di berbagai depatermen
Karakteristik sruktur vertikal digambarkan dengan peta organisasi. Peta organisasi merupakan penggambaran visual dari struktur organisasi
Fitur Penting Dalam Struktur Vertikal
A. Spesialisasi kerja ( work specialization/ division of labor)
adalah Tingkatan dimana tugas organisasi dibagi-bagi lagi ke dalam pekerjaan yang berbeda
B. Rantai perintah (chain command)
adalah Garis wewenang tidak terputus yang menghubungkan semua orang dalam organisasi dan menunjukkan kepada siapa seseorang bertanggung jawab.
a) Wewenang (authority) adalah hak yang formal dan sah dari seorang manajer untuk mengambil keputusan, mengeluarkan perintah, dan mengalokasikan sumber daya agar tercapai hasil yang diharapkan organisasi. Wewenang ditentukan oleh tiga kategori:
o Wewenang diemban dalam kaitannnya dengan jabatan, bukan pada orang
o Wewenang berlaku untuk bawahan
( Teori keberlakuan wewenang adalah menyatakan bahwa seorang manajer memiliki wewenang hanya jika para bawahannya memilih untuk menerima perintahnya)
o Wewenang berjalan dari atas ke bawah pada hierarki vertikal.
Konsep lain yang berkaitan dengan wewenang adalah Delegasi. Delegasi merupakan proses yang digunakan manajer untuk memindahkan
wewenang dan tanggung jawab ke posisi hierarki dibawah mereka
b) Tanggung jawab (responsibility) adalah kewajiban seorang karyawan untuk melakukan tugas atau aktivitas yang diberikan kepadanya.
Ø Akuntabilitas merupakan mekanisme yang digunakan agar wewenang dan tanggung jawab berjalan selaras. Akuntabilitas merupakan kenyatakan bahwa setiap orang yang memiliki wewenang dan tanggung
jawab harus melakukan pelaporan dan penjelasan mengenai tugas yang diberikan kepada atasan mereka di rantai komando
c) Wewenang lini adalah bentuk wewenang dimana tiap orang di posisi manajemen memiiki wewenang formal untuk mengarahkan dan mengontrol bawahan secara langsung
d) Wewenang staf adalah bentuk wewenang yang diberikan pada spesialis staf dibidang keahlian mereka
C. Ruang lingkup Manajemen
adalah jumlah karyawan yang bertanggungjawab kepada supervisor.
Faktor-faktor berikut yang memperbesar rentang pengawasan:
a) Pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan stabil dan rutin
b) Bawahan melakukan tugas yang hampir sama
c) Bawahan terkonsentrasi di satu lokasi
d) Bawahan sangat terlatih dan tidak membutuhkan banyak arahan dalam melakukan tugas
e) Peraturan dan prosedur dalam mendefinisikan tugas tersedia
f) Sistem pendukung dan SDM tersedia bagi manajer
g) Sedikit waktu yang dibutuhkan dalam kegiatan tanpa pengawasan seperti koordinasi dengan depatermen lain atau perencanaan
h) Selera pribadi dan gaya maajer menyukai rentang yang lebih besar.
Rentang manajemen digunakan untuk menentukan apakah struktur dalam organisasi berbentuk Tinggi( tall) atau Datar (flat). Stuktur tinggi memiliki rentang yang sempit secara keseluruhan dan lebih banyak tingkat hierarki. Struktur datar memiliki rentang yang luas dan lebih sedikit tingkat hierarki.
D. Spesialisasi dan Desentralisasi
a. Tantangan dan ketidakpastian yang lebih besar di lingkungan biasanya dihubungkan dengan desentralisasi
b. Jumlah sentralisasi dan desentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan
c. Di saat krisis atau risiko kegagalan perusahaan, wewenang dapat disentraisasi pada tingkat atas.
E. Formalisasi adalah Dokumentasi tertulis yang digunakan untuk mengarahkan dan mengontrol karyawan.
- DEPATERMENTALISASI -
Depatermentalisasi adalah basis pengelompokkan posisi ke dalam depatermen dan depatermen ke dalam organisasi secara total.
Terdapat 5 pendekatan dalam membuat pengelompokkan pada depatermentalisasi:
1) Pendekatan fungsional adalah merupakan pendekatan yang dikelompokkan bersama di depatermen menurut keahlian dan pekerjaan yang sama, seperti depatermen teknik
dan akunting
2) Pendekatan divisional adalah merupakan pendekatan yang dikelompokkan menjadi divisi berbeda dan tersendiri berdasarkan produk, program, daerah geografis yang sama
3) Pendekatan matriks adalah merupakan rantai komando yang fungsional dan divisional yang diimplementasikan terus-menerus dan saling melengkapi satu sama lain di
depatermen yang sama. Dua rantai komando muncul, dan sejumlah karyawan bertanggung jawab kepada dua orang atasan. Keberhasilan struktur matriks tergantung pada kemampuan tiap orang di peranan matriks kunci. Seperti:
a. Karyawan dua bos adalah karyawan yang bertanggung jawab pada dua orang supervisor secara simultan
b. Bos matriks adalah atasan produk atau fungsional yang bertanggung jawab atas salah satu sisi matriks
c. Pemimpin puncak adalah pengawas rantai komando produk dan fungsional yang bertanggung jawab atas keseluruhan matriks
4) Pendekatan berdasarkan tim adalah Organisasi membentuk sebuah tim untuk menjalankan tugas tertentu dan berkoordinasi dengan depatermen utama. Tim
dapat muncul dari kantor presiden direktur hingga ke lantai bawah..
a. Tim lintas fungsi adalah sekelompok karyawan dari depatermen fungsional yang beragam dan bertanggung jawab sebagai sebuah kelompok dan menyelesaikan masalah bersama
b. Tim permanen adalah sekelompok partisipan dari sejumlah fungsi yang secara permanen ditugaskan untuk permasalahan yang terus berlangsung dari kepentingan yang sama
c. Struktur berbasis tim adalah struktur dimana seluruh organisasi dibentuk berdasarkan tim yang mengkoordinasikan pekerjaan mereka dan bekerja langsung dengan pelanggan untuk mencapai tujuan organisasi
5) Pendekatan jaringan virtual adalah Organisasi menjadi ukuran kecil, dihubumgkan secara elektronik melalui satu saluran dengan organisasi lain yang menjalankan fungsi
penting. Tiap depatermen bersifat independen menyesuaikan ukuran layanan sesuai saluran sentral tersebut untuk memperoleh profit. Depatermen dapat tersebar di seluruh dunia
PENGORGANISASIAN UNTUK KOORDINASI HORIZONTAL
-Organisasi Horizontal-
Secara umum, ada tren yang mengarah pada penghilangan rintangan-rintangan antardepatermen, dan banyak perusahaan bergerak menuju struktur-struktur horizontal yang berdasarkan pada proses-proses kerja daripada fungsi-fungsi depatermen.Tanpa memandang jenis dari struktur, semua organisasi membutuhkan koordinasi horizontal. Elemen-elemen dari hal tersebut adalah:
A. Kebutuhan akan koordinasi
-PENGELOLAAN STRUKTUR VERTIKAL-
Struktur organisasi didefinisikan sebagai:
1. Sekumpulan tugas formal yang dimandatkan kepada individu dan depatermen
2. Hubungan pelaporan formal, termasuk garis wewenang, tanggung jawab keputusan, jumlah tingkat hierarki, dan rentang pengawasan manajer
3. Desain sistem untuk menjamin koordinasi yang efektif dari karyawan di berbagai depatermen
Karakteristik sruktur vertikal digambarkan dengan peta organisasi. Peta organisasi merupakan penggambaran visual dari struktur organisasi
Fitur Penting Dalam Struktur Vertikal
A. Spesialisasi kerja ( work specialization/ division of labor)
adalah Tingkatan dimana tugas organisasi dibagi-bagi lagi ke dalam pekerjaan yang berbeda
B. Rantai perintah (chain command)
adalah Garis wewenang tidak terputus yang menghubungkan semua orang dalam organisasi dan menunjukkan kepada siapa seseorang bertanggung jawab.
a) Wewenang (authority) adalah hak yang formal dan sah dari seorang manajer untuk mengambil keputusan, mengeluarkan perintah, dan mengalokasikan sumber daya agar tercapai hasil yang diharapkan organisasi. Wewenang ditentukan oleh tiga kategori:
o Wewenang diemban dalam kaitannnya dengan jabatan, bukan pada orang
o Wewenang berlaku untuk bawahan
( Teori keberlakuan wewenang adalah menyatakan bahwa seorang manajer memiliki wewenang hanya jika para bawahannya memilih untuk menerima perintahnya)
o Wewenang berjalan dari atas ke bawah pada hierarki vertikal.
Konsep lain yang berkaitan dengan wewenang adalah Delegasi. Delegasi merupakan proses yang digunakan manajer untuk memindahkan
wewenang dan tanggung jawab ke posisi hierarki dibawah mereka
b) Tanggung jawab (responsibility) adalah kewajiban seorang karyawan untuk melakukan tugas atau aktivitas yang diberikan kepadanya.
Ø Akuntabilitas merupakan mekanisme yang digunakan agar wewenang dan tanggung jawab berjalan selaras. Akuntabilitas merupakan kenyatakan bahwa setiap orang yang memiliki wewenang dan tanggung
jawab harus melakukan pelaporan dan penjelasan mengenai tugas yang diberikan kepada atasan mereka di rantai komando
c) Wewenang lini adalah bentuk wewenang dimana tiap orang di posisi manajemen memiiki wewenang formal untuk mengarahkan dan mengontrol bawahan secara langsung
d) Wewenang staf adalah bentuk wewenang yang diberikan pada spesialis staf dibidang keahlian mereka
C. Ruang lingkup Manajemen
adalah jumlah karyawan yang bertanggungjawab kepada supervisor.
Faktor-faktor berikut yang memperbesar rentang pengawasan:
a) Pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan stabil dan rutin
b) Bawahan melakukan tugas yang hampir sama
c) Bawahan terkonsentrasi di satu lokasi
d) Bawahan sangat terlatih dan tidak membutuhkan banyak arahan dalam melakukan tugas
e) Peraturan dan prosedur dalam mendefinisikan tugas tersedia
f) Sistem pendukung dan SDM tersedia bagi manajer
g) Sedikit waktu yang dibutuhkan dalam kegiatan tanpa pengawasan seperti koordinasi dengan depatermen lain atau perencanaan
h) Selera pribadi dan gaya maajer menyukai rentang yang lebih besar.
Rentang manajemen digunakan untuk menentukan apakah struktur dalam organisasi berbentuk Tinggi( tall) atau Datar (flat). Stuktur tinggi memiliki rentang yang sempit secara keseluruhan dan lebih banyak tingkat hierarki. Struktur datar memiliki rentang yang luas dan lebih sedikit tingkat hierarki.
D. Spesialisasi dan Desentralisasi
- Sentralisasi adalah lokasi wewenang keputusan terletak didekat tingkat atas organisasi
- Desentralisasi adalah lokasi wewenang keputusan terletak didekat tingkat yang lebih bawah pada organisasi.
a. Tantangan dan ketidakpastian yang lebih besar di lingkungan biasanya dihubungkan dengan desentralisasi
b. Jumlah sentralisasi dan desentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan
c. Di saat krisis atau risiko kegagalan perusahaan, wewenang dapat disentraisasi pada tingkat atas.
E. Formalisasi adalah Dokumentasi tertulis yang digunakan untuk mengarahkan dan mengontrol karyawan.
- DEPATERMENTALISASI -
Depatermentalisasi adalah basis pengelompokkan posisi ke dalam depatermen dan depatermen ke dalam organisasi secara total.
Terdapat 5 pendekatan dalam membuat pengelompokkan pada depatermentalisasi:
1) Pendekatan fungsional adalah merupakan pendekatan yang dikelompokkan bersama di depatermen menurut keahlian dan pekerjaan yang sama, seperti depatermen teknik
dan akunting
2) Pendekatan divisional adalah merupakan pendekatan yang dikelompokkan menjadi divisi berbeda dan tersendiri berdasarkan produk, program, daerah geografis yang sama
3) Pendekatan matriks adalah merupakan rantai komando yang fungsional dan divisional yang diimplementasikan terus-menerus dan saling melengkapi satu sama lain di
depatermen yang sama. Dua rantai komando muncul, dan sejumlah karyawan bertanggung jawab kepada dua orang atasan. Keberhasilan struktur matriks tergantung pada kemampuan tiap orang di peranan matriks kunci. Seperti:
a. Karyawan dua bos adalah karyawan yang bertanggung jawab pada dua orang supervisor secara simultan
b. Bos matriks adalah atasan produk atau fungsional yang bertanggung jawab atas salah satu sisi matriks
c. Pemimpin puncak adalah pengawas rantai komando produk dan fungsional yang bertanggung jawab atas keseluruhan matriks
4) Pendekatan berdasarkan tim adalah Organisasi membentuk sebuah tim untuk menjalankan tugas tertentu dan berkoordinasi dengan depatermen utama. Tim
dapat muncul dari kantor presiden direktur hingga ke lantai bawah..
a. Tim lintas fungsi adalah sekelompok karyawan dari depatermen fungsional yang beragam dan bertanggung jawab sebagai sebuah kelompok dan menyelesaikan masalah bersama
b. Tim permanen adalah sekelompok partisipan dari sejumlah fungsi yang secara permanen ditugaskan untuk permasalahan yang terus berlangsung dari kepentingan yang sama
c. Struktur berbasis tim adalah struktur dimana seluruh organisasi dibentuk berdasarkan tim yang mengkoordinasikan pekerjaan mereka dan bekerja langsung dengan pelanggan untuk mencapai tujuan organisasi
5) Pendekatan jaringan virtual adalah Organisasi menjadi ukuran kecil, dihubumgkan secara elektronik melalui satu saluran dengan organisasi lain yang menjalankan fungsi
penting. Tiap depatermen bersifat independen menyesuaikan ukuran layanan sesuai saluran sentral tersebut untuk memperoleh profit. Depatermen dapat tersebar di seluruh dunia
- Pendekatanmodular adalah sebuahperusahaanmanufakturyangmenggunakan pemasokluaruntukmenyediakankomponenprodukyangbesarjumlahnya, yangkemudiandirakitmenjadiprodukakhirolehsejumlahpekerja.
PENGORGANISASIAN UNTUK KOORDINASI HORIZONTAL
-Organisasi Horizontal-
Secara umum, ada tren yang mengarah pada penghilangan rintangan-rintangan antardepatermen, dan banyak perusahaan bergerak menuju struktur-struktur horizontal yang berdasarkan pada proses-proses kerja daripada fungsi-fungsi depatermen.Tanpa memandang jenis dari struktur, semua organisasi membutuhkan koordinasi horizontal. Elemen-elemen dari hal tersebut adalah:
A. Kebutuhan akan koordinasi
- Koordinasi adalah Kualitasdarikolaborasilintasdepatermen
- GugusTugas adalah sebuahtimataukomitetemporeryangdibentukuntuk memmecahkan masalah jangka pendek spesifik yang melibatkan beberapadepatermen
- Tim adalah sebuah kelompok partisipan dari beberap adepatermen yang mengadakan pertemuan secara rutin untuk memecahkan masalah-masalah umum yang terus timbul
- Manajerproyek adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengoordinasi aktivitas-aktivitas dari beberapa depatermen secara penuh waktu untuk menyelesaikan proyek tertentu
- Rekayasaulang adalah perancangan ulang dari radikal dari proses-proses bisnis untuk mencapai kemajuan-kemajuan dramatis dalam biaya, kualitas, pelayanan, dan kecepatan
- Proses adalah sebuah kelompok dari tugas dan aktivitas yang saling berhubungan serta terorganisasi yang bekerja bersama untuk mengubah masukan menjadi hasil dan menciptakan nilai.
- Struktur mengikuti strategi
Pada bab 8, dijelaskan bahwa strategi dapat diadopsi sebuah perusahaan bisnis dengan mengedepankan dua strategi yaitu diferensiasi dan kepemipinan biaya. Dengan mengedepankan sebuah strategi diferensiasi, organisasi mencoba mengembangkan produk-produk inovatif yang unik menurut pasar. - Struktur mencerminkan lingkungan
Ketidakpastian lingkungan terjadi ketika lingkungan eksternal berubah menjadi sangat cepat dan kompleks. Sebuah lingkungan tidak pasti menyebabkan terjadi tiga hal dalam sebuah organisasi, diantaranya adalah:- Meningkatnya perbedaan antardepatermen
- Organisasi membutuhkan koordinasi yang ditingkatkan untuk memelihara
kerjasama antardepatermen. - Organisasi harus beradaptasi pada perubahan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar